Tips

Håll koll på företagets processer

rnn.yqe.

Det säger sig självt: om man inte vet om att ett problem finns eller vad exakt det består av, är det omöjligt att åtgärda det. Att ha ett väl fungerande system för avvikelsehantering är avgörande för att kunna driva en effektiv verksamhet.

En sådan lösning bör arbeta motverkande på samma gång som den är analyserande. Regelbundna avvikelserapporter bör nyttjas som en självklar del av ett pågående arbete för kvalitetssäkring. De grundläggande stegen består av informationsinsamling eller rapportering, sammanställning, analys och förbättring. Effektivitet innebär inte att själv ha koll på företagets processer – utan att ha en hanteringslösning för avvikelser som håller koll åt en.

Alla möjliga verksamheter, från små kommuner till stora firmor, har behov av effektiv avvikelsehantering. Med hjälp av en sådan ämnar man att öka säkerheten i organisationen och integrera förbättringsarbetet i de dagliga rutinerna. Genom rapportering av avvikande händelser, som till exempel incidenter och skador, samlas relevant information kontinuerligt in. Rapporteringen bör vara optimerad för att kunna ske på ett så enkelt sätt som möjligt, men blir på grund av bristfälliga hanteringssystem ofta tidskrävande nog att i sig motverka sitt eget syfte. Här är även otydlig ansvarsfördelning ett vanligt förekommande problem. Om dessa problem undviks finns dock stora vinster att göra. Insamlad information ställs samman med hjälp av statistikprogram och analyseras efter verksamhetsanpassade parametrar för att därefter kunna ropas upp utifrån användarens valda kriterier. På så vis skapas en lätt tillgänglig överblick där information kan utvärderas i sitt sammanhang. Detta utgör ett oumbärligt verktyg för riskhantering, samtidigt som avvikelsehanteringen blir en grundläggande förutsättning för fortsatt förebyggande arbete som inte bara sker löpande, utan också på ett målmedvetet sätt.